Privacyverklaring

Praktijk voor Mondhygiëne Colorsmile is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van patiënten. Daniella Schaap, belast met privacy beleid is voor patiënten de contactpersoon ingeval van vragen en of verzoeken rondom persoonsgegevens.

Contactpersoon:  Daniella Schaap
Praktijkadres: Damvelden 6
Postcode en plaats: 5685 JE  Best
E-mailadres: info@colorsmile.nl
Telefoonnummer: 0499 313 077

2. Doeleinden en (bijzondere) persoonsgegevens

Praktijk voor Mondhygiëne Colorsmile verwerkt (bijzondere) persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Het aangaan van een behandelovereenkomst met u als patiënt en het uitvoeren van behandelingen binnen die behandelrelatie, waaronder ook begrepen het declareren bij zorgverzekeraars, eventueel via factoringmaatschappijen.
Het versturen van nieuwsbrieven aan de bij de praktijk ingeschreven patiënten.
Op grond van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) dient elke praktijk een Veilig Incident Melden systeem te hebben, waarbij incidenten door medewerkers worden gemeld, zodat kwaliteit van zorg kan worden verbeterd en gewaarborgd. Dit vindt op anonieme basis plaats, tenzij zich risico’s voor u als patiënt hebben voorgedaan. In dit geval wordt de patiënt hierover ingelicht.

Voor het uitvoeren van de behandelovereenkomst moet de praktijk over de volgende (bijzondere) persoonsgegevens beschikken:

Persoonsgegevens	Bijzondere persoonsgegevens
NAW gegevens	Medische gegevens medicatiegebruik
Telefoonnummer	Medische gegevens gezondheid
E-mailadres	Burgerservicenummer (BSN)
Geslacht	Medisch verslag behandeling
Geboortedatum	Röntgenfoto (indien voorzien van persoonlijke data)
Verzekeringsgegevens	Gegevens van uw tandarts

In de rechterkolom staan de bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn persoonsgegevens van meer gevoelige aard, echter zonder deze persoonsgegevens kan de behandelovereenkomst niet worden uitgevoerd.

Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals Burgerservicenummer (BSN) en medische (patiënt)gegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen en patiënten derhalve niet als patiënt kunnen worden ingeschreven in de praktijk.
Het BSN nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars.
Het inlichten van de zorgverlener over medische geschiedenis is een wettelijke verplichting.
Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.

Persoonsgegevens van minderjarige en wilsonbekwame patiënten

Minderjarige patiënten kunnen zich zelfstandig inschrijven vanaf 16 jaar. Tot 16 jaar verwerkt Praktijk voor Mondhygiëne Colorsmile alleen persoonsgegevens na schriftelijke toestemming van de ouder/verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Ook voor wilsonbekwame patiënten geldt dat wij alleen persoonsgegevens verwerken na schriftelijke toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN nummer en medische (patiënt)gegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen en patiënten derhalve niet als patiënt kunnen worden ingeschreven in de praktijk.
Het BSN-nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars.
Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.

3. Verstrekking persoonsgegevens aan andere partijen

Alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden, worden gegevens aan andere partijen verstrekt. Praktijk voor Mondhygiëne Colorsmile heeft verwerkersovereenkomsten met andere partijen voor:

softwarebeheer patiëntenadministratie
websitebeheer
factoring/incasso maatschappij
accountant

In de verwerkersovereenkomsten zijn afspraken gemaakt om de bescherming van de persoonsgegevens van u als patiënt te waarborgen.

Praktijk voor Mondhygiëne Colorsmile verstrekt geen persoonsgegevens aan andere partijen, tenzij u dat verzoekt en daartoe expliciet machtigt of de praktijk hiertoe wettelijk verplicht is (bijv. opvragen persoonsgegevens in het kader van een politieonderzoek).  Daarnaast worden geen persoonsgegevens aan andere partijen buiten de EU verstrekt.

Buiten de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven aangegeven en waarvoor derhalve een grondslag aanwezig is, verwerkt Praktijk voor Mondhygiëne Colorsmile alleen persoonsgegevens indien hiervoor door de patiënt toestemming is gegeven.

4. Bewaartermijn

Praktijk voor Mondhygiëne Colorsmile bewaart patiëntendossiers gedurende de tijd dat de patiënt is ingeschreven in de praktijk en na uitschrijving conform art. 7: 454 BW (Wgbo) nog gedurende 15 jaar. Een patiënt heeft het recht te verzoeken om vernietiging van het dossier. Praktijk voor Mondhygiëne Colorsmile vernietigt het dossier binnen drie maanden na het verzoek, tenzij vernietiging niet in het belang is van de patiënt, of bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan patiënt (bv volksgezondheid of in geval van gerechtelijke procedure).

Andere persoonsgegevens ten behoeve van de praktijkvoering, zoals NAW-gegevens ten behoeve van de verzending van nieuwsbrieven en het klantenbestand, worden bewaard gedurende uw inschrijving als patiënt in de praktijk.

5. Beveiliging van persoonsgegevens

Praktijk voor Mondhygiëne Colorsmile heeft de volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies:

Praktijk voor Mondhygiëne Colorsmile werkt met een patiënten softwaresysteem, waarmee een bewerkersovereenkomst is gesloten en afspraken zijn gemaakt over veilig aansluiten of installeren van applicaties/programma’s.

De software is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd en geschoold personeel.
De software/systemen zijn beveiligd met inlogcodering en autorisaties. Privacy van persoonsgegevens is gewaarborgd.
De systemen waarmee wordt gewerkt, zijn doorlopend beschikbaar en actueel.
Patiëntendossiers zijn altijd zo actueel mogelijk.
Bij mobiel inloggen, dan wel werken vanuit huis wordt veilig gewerkt.
Binnen het patiënten systeem zijn alle patiëntgegevens gekoppeld aan BSN.
Er is een goede afweer tegen virussen, spam en andere gevaren van buitenaf.
Niet actuele patiëntgegevens worden conform de wet 15 jaar bewaard, tenzij op verzoek van u als patiënt vernietiging heeft plaatsgevonden.
Medewerkers van Praktijk voor Mondhygiëne Colorsmile hanteren een clean desk en clean screen policy. Systemen worden uitgezet bij verlaten van de werkplek. Systemen worden versleuteld en zijn zo nodig geautoriseerd.
Uitwisseling van informatie, communicatie tussen collega’s vindt altijd veilig plaats. E-mailverkeer tussen collega’s en tussen de praktijk en patiënten is beveiligd.
Praktijk voor Mondhygiëne Colorsmile werkt conform het NVM Protocol meldplicht datalekken.
Waarborgen van privacy van de persoonsgegevens binnen de praktijk is een regelmatig terugkerend agendapunt tijdens werkoverleg.
Medewerkers van Praktijk voor Mondhygiëne Colorsmile hebben kennis van de rechten van de patiënt, werken met het NVM document veel gestelde vragen privacy en ‘patiënten rechten’.